GAO Bid Protest

The General Accounting Office (GAO) has provided an objective forum for the resolution of disputes concerning the awards of federal contracts. Filing a bid protest with GAO can usually be resolved more quickly than by court litigation and more objectively than by filing with the agency.

The GAO bid protect begins with the filing of a written protest. Unless the protest is dismissed because it is procedurally or substantively defective (eg, the protest is untimely or the protest fails to clearly state legally sufficient grounds of protest), the contracting agency is required to file with GAO an agency report responding to the protest and to provide a copy of that report to the protester. The protester then has an opportunity to file written comments on the report. Other parties may be permitted to intervene, which means that they will also receive a copy of the report and will be allowed to file written comments on the report.

During the course of a GAO protest, as appropriate, GAO may schedule status or other informal types of conferences to resolve procedural matters and to obtain information material to the disposition of the protest. GAO also may find that a hearing is necessary to resolve factual and legal issues raised in the protest. If it decides to hold a hearing, GAO will usually conduct a pre-hearing conference to decide the issues that will be considered at the hearing, to identify the witnesses who will testify at the hearing, and to settle procedural questions. After the hearing, all parties will be allowed to submit written comments on the hearing.

Dopo la registrazione è completa, GAO prenderà in considerazione i fatti e le questioni giuridiche sollevate ed emetterà una decisione, di cui una copia sarà inviata a tutte le parti che partecipano alla protesta. GAO può sostenere la protesta (che è, trovare che l'agenzia ha violato una legge o di regolamento degli appalti e che la violazione pregiudicato l'manifestante), nel qual caso GAO si consiglia di opportune azioni correttive. In alternativa, GAO può negare la protesta o può respingere la protesta, senza rivedere la questione. GAO emetterà la propria decisione entro e non oltre 100 giorni dalla data di presentazione della protesta. La data esatta in cui GAO emette la decisione dipende l'urgenza del procurement, la complessità delle questioni di fatto e di diritto sollevate nell'ambito della protesta, e il carico di lavoro del GAO.

DEPOSITO A PROTESTA

CHI PUO 'PROTESTARE

Per legge, una protesta GAO deve essere presentata da una "parte interessata", che significa un offerente reale o potenziale o l'offerente con un interesse economico diretto nell'appalto. 4 CFR § 21,0 (a). In sfide della valutazione delle proposte e di aggiudicazione dei contratti, ciò significa generalmente un offerente che sarebbe potenzialmente in linea per l'aggiudicazione se la protesta sono stati sostenuti.

Anche se molti partiti conservano un avvocato al fine di beneficiare dalla familiarità del procuratore con processo di offerta GAO protesta e con statuti e regolamenti di appalto, un avvocato non è necessaria ai fini della presentazione di una protesta. Tuttavia, se il record contiene informazioni di proprietà di un'altra azienda o l'agenzia di selezione-sorgente di informazioni sensibili, gli avvocati (solo e soltanto se gli avvocati sono ammessi nell'ambito di un provvedimento cautelare, come discusso di seguito) sarà permesso di vedere tali informazioni.

COSA PER PROTESTARE

Sebbene la maggior parte le proteste sfidare l'accettazione o il rifiuto di un'offerta o di proposta e il premio o della concessione proposta di un contratto, GAO ritiene che le proteste di sollecitazioni difettosi (ad esempio, specifiche che asserisce restrittive, omissione di una disposizione necessaria, e fattori di valutazione ambigui o indeterminato), così come certe azioni di appalto di altri (ad esempio, la cancellazione di una sollecitazione). La rescissione di un contratto può essere protestato se la protesta sostiene che la fine era basato su irregolarità nell'assegnazione dell'appalto del contratto. 4 CFR § 21,1 (a). Se l'organismo interessato è concordato per iscritto, GAO prenderà in considerazione le proteste in relazione (1) concessione di subappalti da o per un ente federale, (2) le vendite da parte di un'agenzia federale, e (3) azioni di appalto da enti pubblici che non rientrano nel la definizione rigorosa delle agenzie federali in 4 CFR § 21.0 (c). 4 CFR § 21,13 (a).

Ci sono alcune questioni che non possono essere protestato GAO. I motivi più comuni per il licenziamento di una protesta in tutto o in parte, sono esposti in 4 CFR § 21.5.

PREPARAZIONE DI UNA PROTESTA

Non vi è alcuna forma prescritta per la presentazione di una protesta, solo che la protesta deve essere fatta per iscritto. 4 CFR § 21.1 (b). Le proteste di diversi appalti deve essere presentata separatamente. 4 CFR § 21.1 (f).

GAO non richiede memorie formali o altre forme tecniche delle memorie. Tuttavia, come minimo, una protesta deve:

(1) Comprendono nome, indirizzo, telefono e fax (fax) numeri del manifestante (o il suo rappresentante, se del caso);

(2) essere firmato dal manifestante o il suo rappresentante;

(3) Identificare l'agenzia contraente e la sollecitazione e / o il numero del contratto;

(4) Proponi una dichiarazione dettagliata dei motivi giuridici e fattuali di protesta, comprese le copie dei relativi documenti;

(5) di cui tutte le informazioni che stabilisce che il manifestante è una parte interessata, ai fini del deposito di una protesta;

(6) di cui tutte le informazioni necessarie per accertare la tempestività della protesta;

(7) In particolare chiedere una pronuncia dal Controllore Generale degli Stati Uniti, e

(8) Stato sotto forma di agevolazioni richieste. 4 CFR § 21,1 (c).

In aggiunta, una protesta può comprendere una richiesta per un ordine di protezione, documenti specifici relativi alla protesta, e da un'audizione. 4 CFR § 21,1 (d). A questo proposito, i manifestanti devono spiegare la rilevanza dei documenti richiesti ai loro motivi di protesta e il motivo è un processo necessario per risolvere la protesta. Id.

Il documento di protesta devono essere chiaramente etichettati se contiene informazioni che ritiene manifestante è proprietario, confidenziale, o comunque non rilasciabile al pubblico. In questi casi, entro 1 giorno dopo il deposito della protesta unredacted con GAO, il contestatore deve fornire al GAO e l'agenzia aggiudicatrice una versione redatta della protesta che omette tali informazioni. 4 CFR § 21.1 (g).

Una parte può chiedere che il GAO decidere una protesta utilizzando un programma di opzione espressa o altre procedure alternative flessibili, compresa l'istituzione di un calendario accelerato e / o all'emissione di una decisione sommaria. 4 CFR § 21,10 (a), (e).

QUANDO PROTESTARE

I regolamenti di cui agli obblighi di tempestività per la presentazione proteste al GAO. 4 CFR § 21.2. Poiché le proteste offerta può ritardare l'acquisto di beni e servizi necessari, GAO, tranne che in circostanze limitate, impone rigorosamente questi obblighi di tempestività.

Proteste relativi irregolarità nell'ambito di una sollecitazione deve essere depositata prima di fare un'offerta di apertura o il tempo impostato per il ricevimento delle proposte iniziali, se le irregolarità erano evidenti prima di quel tempo. 4 CFR § 21,2 (a) (1). Un difetto sollecitazione che non era evidente prima di quel momento deve essere protestato entro e non oltre 10 giorni dalla rilevazione del difetto divenne evidente. Negoziate negli appalti, se un presunta scorrettezza non esisteva nella sollecitazione iniziale, ma è stato successivamente incorporato nella sollecitazione da parte di un emendamento, una protesta basata su quella scorrettezza deve essere depositata prima della chiusura prossima stabilito per la presentazione delle proposte. Id.

In tutti gli altri casi, le proteste devono essere depositate entro e non oltre 10 giorni dopo la manifestante sapeva o avrebbe dovuto conoscere la base della protesta (se anteriore), con l'eccezione di protesta sfidando un appalto condotta sulla base di proposte competitive in cui un debriefing è "richiesto e, quando richiesto, è necessario" (cioè un debriefing legge prevede). In questi casi, nei confronti di qualsiasi fondamento protesta che si sapeva o avrebbe dovuto essere noto prima del debriefing legge prevede, il contestatore non deve presentare la sua protesta iniziale, prima della data di debriefing offerto al contestatore, ma deve presentare la sua protesta iniziale, entro e non oltre 10 giorni dopo la data in cui è stato tenuto il debriefing. 4 CFR § 21,2 (a) (2).

Lo scopo della deroga alle regole per gli appalti di tempestività negoziati è quello di indurre i venditori a cercare, e contraendo le agenzie a dare, i primi resoconti e significativo al venditore prima di decidere o meno di presentare una protesta. Così, negli appalti condotti sulla base di proposte competitive in cui è detenuta una debriefing legge prevede, cioè, dove un debriefing è richiesta e, quando richiesto, è necessario, un manifestante avrà sempre fino a 10 giorni dopo il debriefing in un file la sua protesta iniziale.

Tempestività regole speciali disciplinano le proteste inizialmente depositati presso l'agenzia contraente. In questi casi, la protesta di GAO deve essere presentata entro e non oltre 10 giorni dopo la contestatore appreso della "iniziale dell'azione agenzia avversa." 4 CFR § 21.2 (a) (3). Decidere quando l'azione dell'agenzia avversa è semplice quando il contestatore riceve l'avviso orale o scritta che l'agenzia sta negando l'agenzia a livello di protesta. I manifestanti dovrebbero tenere a mente, tuttavia, che GAO vede ogni azione che chiarisce che l'agenzia sta negando l'agenzia a livello di protesta come azione agenzia avversa. Esempi di azione dell'agenzia avversi comprendono procedimento, la dell'agenzia con apertura offerta o il ricevimento delle proposte, il rifiuto di un'offerta o una proposta, o l'attribuzione di un contratto, nonostante l'agenzia a livello di protesta. Le imprese che hanno presentato un organismo a livello di protesta e stanno prendendo in considerazione la presentazione di una protesta successiva con GAO devono essere attenti a qualsiasi azione agenzia possibile che potrebbe essere considerata come un'indicazione che l'agenzia sta negando l'agenzia a livello di protesta.

Agenzia livello proteste devono essere depositate in conformità delle norme di Gao tempestività a 4 CFR § 21.2 (a) (1) e (a) (2), a meno che l'agenzia impone un tempo più stringente per l'archiviazione, nel qual caso il tempo l'agenzia per la deposito controllerà. Così, anche se una società registra un reclamo con GAO entro 10 giorni dal primo intervento dell'agenzia avversa, GAO prenderà in considerazione la protesta inopportuna se l'agenzia a livello di protesta non è stata tempestivamente depositata ai sensi delle norme di Gao tempestività o in base alle regole di un'agenzia, se tali norme sono più severe . 4 CFR § 21,2 (a) (3). Per esempio, se una società attende dopo l'apertura tentativo di presentare una agenzia di livello la protesta di scorrettezza sollecitazione apparente, anche se la protesta dopo GAO è presentata entro 10 giorni di apprendimento della ditta che l'agenzia ha negato l'agenzia a livello di protesta , GAO non prenderà in considerazione una protesta di tale scorrettezza dal momento che l'agenzia a livello di protesta della presunta scorrettezza è stata presentata prima di fare un'offerta apertura.

GAO può considerare una protesta prematura qualora circostanze eccezionali che sfuggono al controllo del manifestante ha causato il ritardo nella presentazione della protesta, o in cui la protesta presenta problemi nuovi o significativa di interesse per la comunità degli appalti. 4 CFR § 21,2 (c). I manifestanti devono essere consapevoli, tuttavia, che GAO invocherà queste eccezioni con parsimonia.

DOVE INVIARE UNA PROTESTA

Le proteste devono essere indirizzate al General Counsel, General Accounting Office, 441 G St., NW, Washington, DC 20548, Attention: Law Group Procurement di controllo. 4 CFR § 21.1 (b). Gao orari di ufficio sono dalle 8:30 alle 17:30, orario orientale, Lunedi al Venerdì.

Le proteste possono essere presentate mediante consegna a mano, per posta, operatore commerciale, o fax. 4 CFR § 21.0 (g). Le proteste presentate mediante consegna a mano o corriere commerciale deve essere consegnato alla finestra, situato nella hall G Street nell'edificio principale GAO presso l'indirizzo sopra indicato. I manifestanti che depositano le loro proteste a mezzo fax deve verificare il numero di fax prima della trasmissione del GAO. GAO l'attuale numero di un'offerta ufficiale di protesta di fax è (202) 512-9749. Utenti fax dovrebbe tener conto del rischio che fax ricevente GAO potrebbe essere occupato, in particolare verso la fine di una giornata lavorativa. GAO sarà data / ora di una trasmissione fax a partire dal momento che l'ultima pagina viene ricevuta, che possono influire sulla tempestività della presentazione intero. Ulteriori informazioni registrate relative al deposito delle proteste al GAO si possono ottenere chiamando la legge GAO Gruppo di controllo sugli appalti al numero (202) 512-5282.

Una copia della protesta, inclusi gli allegati, devono essere depositate presso l'individuo o il percorso individuato a tal fine nell'ambito di una sollecitazione, o con l'ufficiale appaltante, entro 1 giorno dopo la protesta è depositata presso GAO. 4 CFR § 21,1 (e).

FASI INIZIALI dopo una protesta è archiviato

RICONOSCIMENTO DI UNA PROTESTA

Al ricevimento di una protesta, GAO invia in genere il manifestante una comunicazione scritta conferma di avere ricevuto la protesta. 4 CFR § 21,3 (a). In casi appropriati, GAO può emettere un pacchetto di protezione dell'ordine, un programma udito, e / o un avviso conferenza contemporaneamente lo stato con l'avviso di conferma. L'unico caso in cui un avviso di conferma non viene inviato è dove la protesta è sommariamente respinto, nel qual caso un preavviso di licenziamento sarà arredata.

L'avviso di riconoscimento contiene informazioni importanti. In primo luogo, fornisce il numero di file con il quale identifica il GAO protesta. Tale numero è costituito da una lettera seguita da sei cifre (ad esempio, B-123456). In secondo luogo, il bando contiene la data in cui la risposta dell'agenzia aggiudicatrice alla protesta, il rapporto di agenzia, è dovuto. L'avviso avverte che GAO si assume che il manifestante riceve la relazione a tale data e può licenziare la protesta se i commenti scritti del manifestante ha in risposta alla relazione non vengono ricevuti dal GAO entro 10 giorni da tale data. In terzo luogo, il bando contiene la data entro la quale una decisione scritta verrà emessa da GAO.

Infine, la comunicazione di conferma GAO identifica l'avvocato o la persona di contatto GAO gestire la protesta e il numero telefonico che individuale. Questo individuo è il dipendente GAO, che dovrebbero generalmente essere contattato con tutte le questioni procedurali relative alla protesta. Indagini sullo stato del caso può essere diretto alla protesta linea GAO di stato offerta al numero (202) 512-5436. Questo numero di telefono e il numero di fax ufficiale di riferimento in precedenza appaiono anche l'avviso.

CONFERMA DEI REQUISITI RELAZIONE

Entro 1 giorno di ricevimento della protesta, GAO telefonerà l'agenzia appaltante per una consulenza che una protesta è stata presentata. 4 CFR § 21,3 (a). Quella telefonata è importante perché è l'avviso ufficiale che può innescare un soggiorno legale in sede di aggiudicazione o di esecuzione di un contratto in attesa della decisione del GAO. La chiamata attiva anche il requisito relazione dell'Agenzia. Per questo motivo, i manifestanti dovrebbero presentare le loro proteste con sufficiente anticipo rispetto alla scadenza del termine legale dopo l'assegnazione o dopo un debriefing per legge necessari per consentire il tempo GAO per notificare l'agenzia che una protesta è stata presentata ai fini della attivazione del soggiorno legale. GAO segue il preavviso telefonico con una conferma scritta del fabbisogno relazione che contiene in sostanza le stesse informazioni fornite al manifestante nel bando di riconoscimento.

INTERVENORS

Subito dopo aver ricevuto notifica della protesta dal GAO, l'agenzia contraente deve dare notizia della protesta al contraente, se un appalto è stato fatto o, se l'offerta non è stata fatta, l'agenzia deve comunicare tutti i candidati o offerenti che hanno una ragionevole possibilità di ricevere un premio. GAO può autorizzare altre imprese a partecipare alla protesta come "intervenors." 4 CFR § 21.0 (b). Se il premio è stato fatto, GAO consente solo sia stato assegnato ad intervenire. Se il premio non è stato fatto, le imprese che intendono intervenire in modo opportuno consigliare GAO e le altre parti, e quindi contattare GAO per sapere se sarà autorizzato a intervenire. L'avviso di intervento può essere una breve lettera, che include il nome, indirizzo e numeri di telefono e fax della intervenor o il suo rappresentante, se del caso, e che consiglia GAO e tutte le altre parti dello stato del intervenor di.

SINTESI LICENZIAMENTO

Se una protesta viene licenziato in tronco, cioè, se GAO respinge la protesta per motivi giurisdizionali o procedurale, GAO non passerà in rassegna i meriti della protesta, chiedendo una relazione dell'Agenzia. 4 CFR § 21.5. Ad esempio, se la protesta è prematura sulla sua faccia o se solleva questioni che GAO non considera (come lo stato d'affari sia stato assegnato le dimensioni), GAO lo respingere senza richiedere l'agenzia contraente di presentare una relazione. GAO può anche respingere sommariamente singoli motivi di protesta. Per esempio, se una protesta sostiene che una sollecitazione utilizza specifiche tecniche eccessivamente restrittive e utilizza la definizione errata di una piccola impresa, GAO sarà respingere il secondo (che è all'esame della Small Business Administration, non GAO), ma può richiedere un relazione dell'Agenzia sul terreno rimanente.

Come regola generale, GAO sarà respingere una protesta che non riesce di esporre una dichiarazione dettagliata dei motivi giuridici e fattuali di protesta o che non riesce a motivi giuridicamente sufficiente indicare chiaramente di protesta. 4 CFR § 21.5 (f), citando quattro CFR § 21.1 (c) (4) e 4 CFR § 21.1 (f), rispettivamente.

Una volta che la protesta viene ricevuto, l'agenzia contraente e / o un intervenor può chiedere che GAO sommariamente respingere la protesta o alcuni dei suoi motivi. 4 CFR § 21.3 (b). Nei casi in cui il licenziamento può essere opportuno, la richiesta di licenziamento deve essere fatta al più presto possibile dopo la protesta è archiviato. Id. La richiesta deve essere in forma scritta e inviata a tutte le parti. Qualora non fosse chiaro che il licenziamento è opportuno, GAO generalmente consentire al contestatore di presentare una risposta scritta alla richiesta di licenziamento. GAO affrontare tempestivamente la richiesta di licenziamento. Se GAO concede la richiesta, in tutto o in parte, GAO non richiederà l'agenzia di preparare una relazione in risposta alla protesta o in risposta a questi motivi di protesta che sono stati respinti.

ORDINI DI PROTEZIONE

Se il record in una protesta contiene informazioni "protette", cioè, i dati proprietarie o riservate di una società o l'agenzia di selezione-sorgente di informazioni sensibili, tali informazioni non possono essere resi pubblici. Al fine di consentire un accesso limitato alle informazioni protette rilevanti per una protesta, GAO può emettere un ordine di protezione. 4 CFR § 21.4. L'ordine di protezione controlla severamente chi ha accesso a materiale protetto e di come quel materiale è etichettato, distribuzione, la memorizzazione, ed eliminati alla conclusione della protesta. Un pacchetto dell'ordine di protezione, che comprende la misura cautelare e l'applicazione (s) per l'accesso al materiale sotto un ordine di protezione, in genere verrà rilasciato subito dopo una protesta è archiviato, ma in determinati casi, può essere rilasciato in contemporanea con l'avviso di conferma.

Solo le persone che chiedono di GAO, e le cui applicazioni sono approvati dal GAO, sarà consentito l'accesso alle informazioni protette. Le persone devono essere avvocati o consulenti trattenuti dagli avvocati, gli avvocati possono essere consulente esterno o in-house counsel. I richiedenti devono dimostrare che non sono coinvolti nel processo decisionale rendendo competitive per qualsiasi azienda che può ottenere un vantaggio competitivo da accesso alle informazioni protette e che non ci sarà alcun rischio significativo di divulgazione involontaria di tali informazioni. 4 CFR § 21.4 (c). GAO ha emanato una serie di decisioni che affrontare le questioni relative all'ammissione dei richiedenti nell'ambito di una misura cautelare. Le persone autorizzate ad accedere a informazioni protette non sono autorizzati a rivelare tali informazioni ad altri. Questo significa, ad esempio, che l'avvocato di un manifestante consentito l'accesso alle informazioni protette ai sensi di un ordine di protezione è vietato rivelare tali informazioni al client. GAO può imporre sanzioni su qualsiasi individuo che viola i termini di un ordine di protezione. 4 CFR § 21.4 (d).

Poiché le informazioni rilasciato sotto un ordine di protezione non è GAO, ma piuttosto l'agenzia contraente o una delle parti private, GAO si basa su queste parti di esaminare attentamente le richieste di accesso al materiale sotto un ordine di protezione (e per richiamare l'attenzione GAO eventuali violazione di un ordine di protezione). Se non parti si opponga alla richiesta di un individuo, GAO generalmente ammettere il ricorrente sotto l'ordine di protezione. E 'importante che obiezioni all'applicazione di un individuo essere tempestivamente sollevata. Entro la fine del secondo giorno dalla ricezione della domanda, il partito deve opporsi consigliare GAO e le altre parti che non vi è un'obiezione di ammissione della ricorrente. 4 CFR § 21.4 (c). L'avvocato GAO generalmente consentire al partito opporsi a presentare l'obiezione specifica, per iscritto, il giorno successivo. GAO tempestivamente risolvere eventuali obiezioni. Anche dopo il termine per la presentazione di una obiezione è passato, GAO può rifiutare la sua decisione su una domanda (o possono revocare l'ammissione) se l'informazione viene alla luce che indica che il richiedente non soddisfa i criteri di ammissione.

A protezione esempi di applicazioni di ordini e di esempio per l'accesso a un materiale in una ordinanza cautelare per il consulente esterno, in-house counsel, e consulenti trattenuti da un avvocato sono riportati nelle appendici al presente opuscolo. Questi documenti, che vengono forniti in questo opuscolo solo a scopo informativo, sono stati recentemente rivisti. Più in particolare, ai sensi del paragrafo 1 del provvedimento cautelare, un ordine di protezione emesso per una protesta iniziale è ora automaticamente prorogato i termini della fine di coprire tutti i procedimenti connessi con la protesta iniziale, ivi compresi le proteste supplementari / modificato, richieste di riesame e richieste per i costi. Ai sensi del punto 7 del provvedimento cautelare, GAO autorizza espressamente un partito ammessi nell'ambito di un provvedimento cautelare di mantenere una singola copia di una decisione protetta o lettera emessa da GAO, a tempo indeterminato soggetti ai termini dell'ordine (eccettuati i termini riguardanti il ​​ritorno o la distruzione di materiale protetto). Infine, al punto 7 della domanda di accesso al materiale in una ordinanza cautelare sia per consulenti esterni e in-house counsel, GAO richiede ai candidati di comunicare quei casi negli ultimi 5 anni (invece che in perpetuo), quando è stato negato l'ammissione di ammissione ad un ordine di protezione o gli era stato revocato, o stati trovati per avere violato un provvedimento cautelare emesso dal GAO o da un tribunale amministrativo o giurisdizionale. (Non ci sono revisioni sostanziali sono state apportate alla domanda di accesso al materiale sotto un ordine di protezione per consulente.) I documenti di esempio riflettono anche revisioni linguistiche minori e sono soggetti a ulteriori cambiamenti.

Ogni violazione dei termini di un ordine di protezione può comportare l'imposizione di tali sanzioni, come GAO ritiene opportuno, compreso ma non limitato al deferimento della violazione alle associazioni apposita barra o ad altri organismi disciplinari, e limitando la pratica individuale prima GAO. 4 CFR § 21.4 (d).

AGENZIA DI REPORT

Entro 30 giorni dal un'agenzia riceve l'avviso telefonico di una protesta dal GAO, l'agenzia è tenuta a fornire GAO, il contestatore, e qualsiasi intervenors una relazione scritta completa risposta alla protesta, compresi tutti i documenti, o parti di documenti, e un spiegazione della posizione dell'agenzia. 4 CFR § 21,3 (c). Il rapporto include generalmente una dichiarazione dei fatti rilevanti (e una migliore stima del valore del contratto) firmati dal responsabile della contrattazione, un memorandum di diritto spiegare la posizione dell'agenzia in termini di normativa sugli appalti, e un elenco e una copia di tutti i documenti rilevanti o porzioni di documenti non precedentemente fornito. 4 CFR § 21.3 (d).

GAO incoraggia le agenzie a rilasciare volontariamente ai documenti parti che sono rilevanti per la protesta prima del deposito della relazione dell'agenzia. I documenti trasmessi alle parti prima del deposito della relazione di agenzia o documenti che sono altrimenti messi a disposizione delle parti, ad esempio, consentendo alle parti di esaminare i documenti in loco presso l'agenzia prima del deposito della relazione, non deve essere prodotta nella copia della relazione prevista alle parti. 4 CFR § 21,3 (c).

Inoltre, in modo che GAO può risolvere qualsiasi documento contesta prima del deposito della relazione dell'agenzia, GAO, prevede che almeno 5 giorni prima del deposito della relazione, nei casi in cui il manifestante ha chiesto nella sua protesta o poco dopo specifica documenti di materiale per la disposizione della protesta, che l'agenzia preparare un elenco di tali documenti, o parti di documenti, che ha rilasciate in precedenza presentato o intende presentare nella sua relazione, e dei documenti che essa intende trattenere e le ragioni il rifiuto proposto. Id. L'elenco deve essere fornito a tutte le parti e GAO. Obiezioni la portata della divulgazione proposta dell'agenzia della riservatezza dei documenti devono essere depositati presso GAO e tutte le altre parti entro 2 giorni dal ricevimento dell'elenco. Id.

L'agenzia può omettere documenti, o parti di documenti, dalla copia del rapporto di cui alle parti se le informazioni omesse è protetto e un partito che riceve il rapporto non è rappresentato da un avvocato ammessi nell'ambito di un provvedimento cautelare. 4 CFR § 21,3 (e). Se il manifestante sta procedendo senza consiglio ammessi nell'ambito di un provvedimento cautelare e documenti sono trattenuti, è importante che l'agenzia fornire manifestante informazioni sufficienti ad informare chiaramente il contestatore della posizione dell'agenzia, in modo che il contestatore può commentare in modo intelligente sulla relazione.

Di tanto in tanto, l'agenzia può essere a conoscenza dell'esistenza di documenti che possiede solo il contestatore. Nei casi appropriati, l'agenzia può chiedere che la manifestante produrre tali documenti. 4 CFR § 21.3 (d). Se GAO concorda sul fatto che i documenti sono rilevanti, può chiedere il contestatore di fornire una copia dei documenti GAO e alle altre parti, soggetti ai termini di qualsiasi ordine di protezione.

Richieste di documenti AGGIUNTIVI

Se un manifestante apprende l'esistenza o la rilevanza di documenti aggiuntivi che crede GAO deve prendere in considerazione nel decidere la protesta, può chiedere la produzione di tali documenti da presentare una richiesta supplementare documento. 4 CFR § 21.3 (g). In genere, questo deriva in cui il manifestante, nella lettura del rapporto di agenzia, vede i riferimenti ai documenti che l'agenzia si affida a sostegno della sua posizione, ma non ha prodotto. Un manifestante cerca la produzione di documenti supplementari devono presentare una richiesta scritta di tali documenti GAO e alle altre parti entro 2 giorni dopo l'esistenza o la rilevanza dei documenti è nota o avrebbe dovuto essere noto, se anteriore. Id. L'agenzia dovrebbe rispondere alla richiesta entro e non oltre 2 giorni dal ricevimento della richiesta di una produzione dei documenti, o parti di documenti, o spiegare perché i documenti non vengono prodotti. Id.

Osservazioni sulla relazione AGENZIA

Il contestatore e gli eventuali intervenors può presentare osservazioni scritte sulla relazione di agenzia. 4 CFR § 21,3 (i). Commenti in genere sono dovuti al GAO entro 10 giorni dal ricevimento della relazione. Id. Se non diversamente consigliato dal manifestante, GAO si assume che il manifestante ha ricevuto il rapporto entro e non oltre la data di scadenza indicata nel bando di riconoscimento fornito dalla GAO. Id. Una copia dei commenti deve essere fornita a ciascuna delle altre parti al più tardi il giorno dopo i commenti vengono ricevuti GAO.

Se l'agenzia contraente produce documenti trattenuti presso la direzione del GAO, dopo la relazione è stata presentata, i commenti saranno dovuti entro il termine iniziale periodo di 10 giorni comment deposito, a meno che GAO estende questo periodo. 4 CFR § 21.3 (h).

La mancanza di un manifestante ai commenti dei file, per chiedere per iscritto che la causa sia decisa sul record esistente scritta, o per richiedere una proroga del termine entro il periodo di 10 giorni porterà al rigetto della protesta. 4 CFR § 21,3 (i).

EX PARTE DELLE COMUNICAZIONI

Le parti non dovrebbero cercare di impegnarsi in comunicazioni ex altera parte con l'avvocato GAO assegnato alla protesta, o con qualsiasi altro dipendente GAO. Un ex parte la comunicazione si riferisce a qualsiasi comunicazione orale o scritta con un funzionario GAO, che esclude una o più parti di una protesta, sui meriti della protesta, o su questioni importanti che potrebbero influenzare l'esito della protesta. Anche se può essere necessario nel corso del procedimento per chiarire un fatto il record o di spiegare in maggiore dettaglio la posizione di un partito nel caso, GAO non ammetterà, e nessuno può presentare al GAO, off the record, qualsiasi prova, spiegazione, analisi, o consigli, sia scritti sia orali, per quanto riguarda qualsiasi questione di merito che interessano la disposizione della protesta. Qualora sia necessario discutere qualsiasi problema sostanziale con GAO, una conferenza telefonica dovrebbe essere richiesto. Una copia di tutte le comunicazioni scritte al GAO, redatto ove necessario, dovrebbero essere fornite a tutte le parti alla protesta.

AUDIZIONI

Su richiesta di una parte o di propria iniziativa, GAO può condurre un'udienza in persona o per telefono qualora concluda che la protesta non può altrimenti essere risolta sulla traccia scritta da solo. 4 CFR § 21,7 (a), (c).

Poiché udienze aumentare i costi e gli oneri di protesta, GAO tiene udienze solo quando necessario. Una richiesta di audizione devono spiegare perché un processo è necessario per risolvere la protesta, e sottolineano, ad esempio, questioni di fatto e di diritto che GAO devono prendere in considerazione per decidere la protesta. 4 CFR § 21,1 (d) (3), 21,7 (a). GAO ha emanato una serie di decisioni che discutono ragioni per audizioni. Sebbene il regolamento non stabilisce un termine per la richiesta di audizione, tale richiesta dovrebbe essere presentata il più presto possibile nel processo di protesta al fine di evitare inutili ritardi e interruzioni. Le parti devono anche essere consapevoli che GAO può identificare subito dopo una protesta è archiviato se il caso è quello in cui una audizione appare probabile che sia appropriato. D'altra parte, l'opportunità di un'audizione spesso non è chiaro fino a quando l'agenzia contraente ha depositato la sua relazione e, in molti casi, non è chiaro fino a quando il manifestante ha presentato le proprie osservazioni sulla relazione. GAO può decidere in questi ultimi tempi che un'udienza sia necessario per risolvere la protesta.

Nei casi in cui GAO decida di tenere una udienza, in genere verrà effettuato un pre-audizione conferenza con tutte le parti. 4 CFR § 21.7 (b). Lo scopo di questa conferenza è quello di esaminare la portata del dibattimento, per identificare i testimoni del caso e la loro disponibilità, per stabilire la data e il luogo dell'audizione, e per discutere altri aspetti logistici. Nei casi in cui GAO determina che solo alcune delle questioni di protesta richiedono una udienza, in genere di limitare l'udienza a tali questioni. L'avvocato GAO gestire la protesta sia condurrà la conferenza pre-all'audizione, e questa. Il formato delle udienze varia da formale (diretto e cross-interrogatorio dei testimoni condotti dal difensore delle parti) al informale (una discussione delle questioni da un avvocato e altri). Per questo motivo, l'udienza pre-conferenza di solito è la migliore opportunità di chiarire come l'avvocato GAO prevede di condurre l'udienza, così come di sollevare altre domande circa l'audizione.

L'udienza è GAO, in linea di principio, aperto al pubblico. In pratica, tuttavia, discussione delle proteste spesso coinvolgono informazioni protette. Di conseguenza, la maggior parte delle udienze sono chiuse, tranne per il personale delle agenzie ei soggetti ammessi sotto l'ordine di protezione. 4 CFR § 21.7 (d).

Almeno 1 giorno prima dell'udienza, le parti devono informare GAO di quegli individui attesi a partecipare all'audizione in modo che questi individui possono accedere al GAO edificio dove si trova la sala delle udienze.

La sala delle udienze GAO è dotata di telecamere e microfoni che registrano automaticamente il procedimento. Questo sistema produce una trascrizione video, una copia del quale viene fornita alle parti a titolo gratuito, a conclusione dell 'udienza. Inoltre, le parti possono desiderare di avere un reporter della corte partecipare all'udienza per preparare una trascrizione scritta. Una richiesta in tal senso dovrebbe essere presentato prima del giorno dell'udienza al procuratore GAO gestire la protesta. Tale richiesta viene normalmente concesso fino a quando tutte le parti hanno accesso ad una trascrizione scritta.

If a hearing is held, all parties, including the agency, will be permitted to file written comments on the hearing. 4 CFR § 21.7(g). Those comments are due 5 days after the hearing ends, unless GAO sets a different date. Id. If GAO decides to hold a hearing before the receipt of comments on the agency report, GAO may direct the private parties not to submit separate comments on the report, but to consolidate their views on the report with their comments on the hearing. Id.

DECISION TIMETABLE

Once the record is complete, GAO will consider the protest and decide the case through a written decision issued by the Comptroller General. At the latest, the decision will be issued 100 days after the protest is filed, unless GAO decides the case under the 65-day express option schedule. 4 CFR § 21.9(a), (b). If a protester has filed a timely supplemental or a timely amended protest, GAO will endeavor to resolve the supplemental/amended protest within the 100-day time frame for a decision on the initial protest. 4 CFR § 21.9(c). If that is not feasible, GAO may consider using the express option schedule or other accelerated schedule for the resolution of the supplemental/amended protest. Id.; 4 CFR § 21.10(e).

EXPRESS OPTIONS

GAO may decide at the request of a party or on its own initiative that a protest can be resolved under an expedited schedule, referred to as the “express option.” 4 CFR § 21.10(a). A party requesting that GAO decide the case on this basis should submit a written request to that effect not later than 5 days after the protest is filed. 4 CFR § 21.10(c).

Under the express option schedule, the agency report is due within 20 days after the contracting agency receives notice from GAO that the express option will be used. 4 CFR § 21.10(d)(1). Comments on the report generally are due within 5 days after receipt of the report. 4 CFR § 21.10(d)(2). If a hearing is needed, GAO generally will not request separate comments on the agency report; rather, GAO will require that consolidated comments on the report and hearing be filed within 5 days after the hearing ends, unless GAO sets a different date. 4 CFR § 21.10(d)(3). Under the express option schedule, GAO's decision will be issued not later than 65 days after the protest is filed. 4 CFR§ 21.9(b), 21.10(b). GAO may decide at any time that the express option schedule is no longer appropriate, and may set a different schedule for the protest, which will not exceed the time frame (100 days) for deciding a non-express option case.

FLEXIBLE ALTERNATIVE PROCEDURES

Notwithstanding any other provision in these regulations, at the request of a party or on its own initiative, GAO may use flexible alternative procedures, including, for example, establishing an accelerated schedule and/or issuing a summary decision, to resolve any protest. 4 CFR § 21.10(e). This provision is intended to provide a flexible, accelerated protest resolution procedure at GAO which will minimize disruptions to the procurement cycle. In addition, GAO is receptive to using alternative dispute resolution-type procedures either before a protest is filed or during the pendency of a protest to resolve appropriate matters.

STATUS AND OTHER TYPES OF INFORMAL CONFERENCES

To facilitate the expeditious development and resolution of a protest, GAO will conduct status and other types of informal conferences, by telephone or in person, with all parties participating in a protest. 4 CFR § 21.10(f). Such conferences may be held at any time during the bid protest process and will be tailored to the circumstances of a particular case. For example, status and other types of informal conferences are beneficial for resolving protective order admission objections, document disputes, and summary dismissal requests; for discussing issues related to hearings; and for obtaining answers to questions which are relevant and material to the disposition of a protest.

PROTEST DISPOSITION

GAO will either dismiss, deny, or sustain a protest. GAO generally sustains protests where it determines that the contracting agency violated procurement statutes or regulations, unless it concludes that the violation did not prejudice the protester. Where a protest is sustained, GAO will recommend appropriate corrective action. In fashioning its recommendation, GAO will take into consideration the circumstances of the procurement, such as the agency's stated need for the goods or services at issue, the extent performance has been completed (in post-award protests where performance has not been stayed), and similar factors. In appropriate circumstances, GAO will recommend termination of an improper award or, where this is not feasible, that the agency not exercise any renewal options in the improperly awarded contract. 4 CFR § 21.8(a), (b).

If the protest is sustained, GAO will recommend that the protester be reimbursed for the costs of filing and pursuing the protest, including attorneys' fees and consultant and expert witness fees. Occasionally, where there is no other relief available, GAO will recommend that the protester also be reimbursed for the costs of preparing its bid or proposal. 4 CFR § 21.8(d).

Where GAO has recommended reimbursement of costs, the protester must submit a detailed claim for costs, certifying the time expended and costs incurred in pursuing the protest, directly to the contracting agency within 60 days after receipt of GAO's recommendation that the agency pay these costs. 4 CFR § 21.8(f)(1). A claim must be supported by adequate documentation. GAO expects the protester and the agency to determine the exact amount to be paid. If the protester and the agency cannot agree, GAO may, upon request of the protester, decide the matter. 4 CFR § 21.8(f)(2). Protesters should keep in mind that, except in very limited circumstances, the costs for attorneys' fees may not exceed $150 per hour. GAO never recommends that agencies pay lost profits or other common-law damages.

When GAO recommends corrective action, the Competition in Contracting Act of 1984 requires the agencies affected to report to the Comptroller General whenever they have not fully implemented the recommendation within 60 days. The Comptroller General, in turn, annually reports to the Congress each instance where recommendations were not fully implemented.

JUDICIAL PROCEEDINGS

A protester must immediately advise GAO of any court proceeding which involves the subject matter of a pending protest and must file with GAO copies of all relevant court documents. 4 CFR § 21.11(a). GAO will not consider a protest where the matter involved is the subject of litigation in court. 4 CFR § 21.11(b). For example, if a party files a protest with GAO concerning the award of a contract, and thereafter files a complaint in court also challenging the award, GAO will dismiss the protest. However, at the request of the court, GAO may review the protest and issue an advisory opinion or a decision for the court's consideration. Id. In such a case, the time frames for filing the agency report, filing comments on the report, conducting a hearing and filing comments, and issuing a decision may be modified to respond promptly to the court's request. Id.

GAO also will not review a protest where the issues involved have already been decided on the merits by a court. Id.

REQUESTS FOR RECONSIDERATION

Any party who participated in the protest, including the protester, any intervenor, and the contracting agency, may request that GAO reconsider its decision in the protest. 4 CFR § 21.14(a). A request for reconsideration does not result in the withholding of award or the suspension of contract performance. 4 CFR § 21.14(c).

GAO must receive the request for reconsideration within 10 days after the basis of reconsideration is known or should have been known, whichever is earlier. 4 CFR § 21.14(b). The request must identify the alleged factual and/or legal errors in the decision. 4 CFR § 21.14(a). GAO will not consider a request which merely repeats the party's views already expressed in the protest; a request which simply expresses disagreement with the decision; or a request which provides information or raises an argument that could have been, but was not, provided or raised during the protest.

Ultima modifica: 5 dicembre 2009